¿Puede el Business Intelligence ayudarnos a optimizar la rentabilidad de nuestro Hotel?

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Hoy, en el Blog de Gestión Hotelera Actual, hablamos del Business Intelligence como técnica para optimizar el Rendimiento de nuestro Hotel.

 En la actualidad los directores de Hotel, propietarios y cadenas hoteleras tienen demasiada información que procesar, a veces con datos aislados y dispersos que no sirven para ver claras ciertas conductas de comportamiento de nuestra demanda o de consumo interno de nuestros clientes alojados.

El Business Intelligence (Inteligencia de negocios) consiste en tomar los datos más relevantes del Hotel o datos maestros para poder agilizar la toma de decisiones y mejorar  la rentabilidad del hotel descubriendo nuevas aportaciones de venta tanto de up-selling como de cross-selling, corrigiendo estrategias de Revenue Management y detectando oportunidades de mejora y desviaciones a nivel de coste, pudiendo interpretar con mayor rigor la gestión global del negocio.

El Business Intelligence es la habilidad del Hotelero para transformar los datos en información, y la información en conocimiento, de forma que se puedan optimizar los procesos de toma de decisiones del Hotel.

Poder tomar decisiones con información en tiempo real nos permite ahorrar tiempo y dinero, con lo que se convierte en una necesidad de cualquier negocio, por lo tanto el Business Intelligence nos ayuda a ser más competitivos, es decir, a “Competir con la Información adecuada en el momento y lugar adecuado”, dado que maneja datos maestros de un Hotel veraces y en tiempo real dentro de un informe consolidado proveniente de diversas fuentes  de información como son : PMS, CRM, TPV de los distintos departamentos productivos, Front Office, informes de Administración, Inventarios de almacenes, informes de RRHH, Servicios técnicos, centralita telefónica, informes de otros puntos de venta del hotel, Golf, Casino, Bares, Restaurantes, Spa,  comparadores de precio, comentarios de satisfacción de clientes internos y externos,  etc.

A partir de este punto, antes de hacer el cruce de datos de cada uno de estos informes con el objetivo de conseguir un efectivo Cuadro de Mando Integral, se debe de tener claro qué información se desea obtener.

A continuación os muestro los KPI más importantes de un Hotel siguiendo el modelo de contabilidad de gestión HCC-Hotel Cost Control

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En este cuadro de Resumen Analítico podemos ver los ratios de ingresos y costes más importantes de un Hotel, gracias a la confección de cuentas de resultado completas por departamento existente, asignando a cada departamento sus clientes potenciales y reales, sus partidas de ingresos y los costes y gastos en los que realmente incurre (con un reparto basado en el sistema de full costing).

Su correcta interpretación ayudará al Hotelero no sólo a calcular con precisión cualquier ratio de gestión operativa del departamento (% coste sobre ventas, rendimiento del personal activo, consumo propio de suministros, coste de puesta en funcionamiento, coste de existencia, etc.), sino también a tomar las decisiones correctas para conseguir la tan deseada Optimización de la Rentabilidad de su negocio,  gracias a la posibilidad de simular escenarios futuros mediante la alteración de variables clave (aumento de la ocupación a un precio determinado como consecuencia de la firma de un nuevo contrato con un intermediario, impacto económico de inversiones destinadas a un departamento en concreto, etc).

Este post de hoy sobre Business Intelligence, es algo muy importante a conocer, dentro de la Gestión Hotelera Actual.

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El Apalancamiento Operativo como medida de toma de decisiones de inversión en un Hotel.

Hoy , en el Blog de Gestión Hotelera Actual, hablamos del Apalancamiento Operativo (AO)  como el ratio que mide la incidencia de los costes fijos (CF) sobre el rendimiento del Hotel,  y nos orienta para focalizar inversiones dentro de un Hotel, bien hacia la reducción de los Costes Fijos (CF), o bien , hacia la optimización de los Costes Variables (CV)  dando como resultado, una mejora del Margen de Contribución (MC), si hay algún concepto de estos que no entiendes,,,, deberías leer mi post sobre la naturaleza de los tres tipos de coste de un Hotel  dentro del modelo HCC, donde explico lo siguiente:

Una vez repartidos los tres tipos de costes, podemos saber:

1) Cual es el coste total de abrir un Hotel.   La suma de los Costes Fijos (CF).

2) Cual es el coste de mantener un Hotel cerrado.  La suma de los Costes Indirectos (CI).    (Importante decisión en  Temporada Baja)

3) Cual es el rendimiento que tiene un Hotel por cada habitación vendida.  El Margen de Contribución Unitario.  MCU= PVU-CVU.

Como todos sabemos, la estructura de una cuenta de explotación es la siguiente:

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 Hay que tener en cuenta que las Ventas Netas, los Costes Variables y el Margen de Contribución, son valores que pueden calcularse unitariamente, dividiendo su valor total por el número de unidades vendidas (habitaciones), al ser siempre un resultado constante.

Así pues, con estos cálculos obtenemos el PVU (Precio de Ventas unitario), el CVU (Coste Variable Unitario) y el MCU (Margen de Contribución Unitario), valores que nos hacen falta para calcular el Ratio de AO (Apalancamiento Operativo) y también para poder analizar el rendimiento de cada venta efectuada o también llamado, Margen de Contribución Unitario (MCU)= Precio de Venta Unitario de la habitación (PVU)  – Coste variable Unitario de la habitación (CVU).

Vamos a ver un ejemplo de un Hotel Ficticio:

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AO= MC/MC-CF-CI       ;     MC = MCU  X  Hab. Ocupadas.

El Apalancamiento Operativo (AO) equivale a la incidencia de nuestra estructura de Costes Fijos con respecto al Margen de Contribución (o a los CV), y nos orienta a focalizar inversiones, bien hacia la reducción de CF (en el caso de que el ratio AO sea alto), o bien, hacia la optimización de los CV (en el caso de que el ratio AO sea moderado), y en consecuencia mejoramos el  MC, y por tanto mejora el beneficio del Hotel.

En nuestro ejemplo contamos con un AO del 252%, muy elevado, este ratio nos indica que a medio, largo plazo debemos invertir en mejoras en nuestras instalaciones, las cuales se han quedado obsoletas y cuesta mantenerlas más de lo normal, a medio plazo debemos de corregir nuestros enormes costes fijos en comparación con los variables (o en comparación con nuestro MC).

Un ratio bueno, o moderado,  sería alrededor del 100% de AO.

Podemos  controlar nuestro Margen de Contribución Unitario (MCU)  mediante la oferta de mejor o peor calidad del producto ofertado y nuestra política de ventas o política de precios de venta, teniendo los cuestionarios de satisfacción de clientes internos y otros externos  como medidor e indicador de satisfacción de nuestro MC apreciado por nuestro cliente alojado y segmentado en función de la naturaleza de su canal de procedencia.

Para terminar de cerrar el círculo perfecto de nuestra Gestión Hotelera Actual y uniendo todos los conceptos de este post  para conseguir influir en nuestro Margen de Contribución Unitario por habitación vendida, y por ende en nuestro AO, debemos de apoyarnos  en las técnicas de Revenue Management y así poder optimizar nuestros ingresos por habitación disponible, técnicas de las que hablaremos en profundidad en nuestros siguientes posts.

Si en nuestra formula de AO, el resultado del Apalancamiento Operativo  fuese alrededor del 100%, quiere decir que nuestros costes Fijos y variables estarían equilibrados, en este caso conviene dirigir nuestras inversiones a optimizar los CV, puesto que tendremos un mayor Margen de Contribución(MC) y por tanto  necesitaremos vender menos habitaciones para cubrir nuestros costes estructurales (CF) y nuestro hotel  está más preparado para competir en el mercado, pudiendo ser más exigente en cuanto a la búsqueda de la excelencia y la calidad de servicio ofrecido a nuestros huéspedes.

Este es un ratio muy útil en la Gestión Hotelera Actual, tanto para la propiedad del Hotel, como para la Cadena Hotelera Gestora………

¿Sabrías calcular Cuánto cuesta Abrir un Hotel o Mantenerlo Cerrado?….La Gran Decisión Empresarial en Temporada Baja…….

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Hoy en Gestión Hotelera Actual aprenderemos a saber Cuánto cuesta Abrir un Hotel o Mantenerlo Cerrado.

Considero que cada vez más, muchos Empresarios Individuales o Cadenas Hoteleras  se encuentran con tener que tomar este tipo de decisiones, sobre todo cuando se acercan los meses de temporada baja, decisiones muy difíciles de tomar y a las cuales hay que poner cifras exactas para saber valorar los distintos impactos que llevan aparejadas.

Para poder ayudaros en esta decisión, lo primero que habría que hacer, es repartir todos nuestros costes mensuales en tres grupos de distinta naturaleza siguiendo el modelo HCC-Hotel Cost Control

1)      Costes Variables (CV)=  Son los costes que lleva aparejado cada unidad vendida ya sea de alojamiento o de restauración, para que se entienda mejor voy a poner ejemplos:

  Ejemplos dentro de un Hotel:

Consumo de Alimentos y Bebidas, Consumo de material de limpieza, Consumo de productos de bienvenida, Consumo de  material de oficina, lavandería, una parte de Consumo de agua y electricidad (la parte de la factura que viene directamente de habitaciones), Comisiones de intermediarios por contrato o de bancos (datafono), Sueldos y Salarios de las camareras de pisos y del personal del Hotel que no sea el mínimo y necesario para poder tener abiertos los departamentos (excepto recepción, luego veremos la razón).

 Información  adicional de los CV:

Los importes de estos costes varían de forma proporcional al nivel de ocupación o a los cubiertos servidos al ser un coste intrínseco por cada unidad vendida.

Las desviaciones de los CV pueden corregirse en un plazo inmediato de tiempo, actuando sobre la gestión del mismo (valorando la calidad-precio que estamos ofreciendo, modificando el tipo de servicio que estamos prestando, en definitiva jugando con la calidad y el precio).

La importancia de los CV es tal, que si vendemos por debajo de su precio de venta, iremos acumulando una pérdida por cada unidad vendida, que se sumará al valor del resto de los Costes Fijos (CF y CI).

 2)      Costes Fijos (CF)=  No tienen relación con el volumen de trabajo o las unidades vendidas, ya sea ocupación o cubiertos servidos, los CF son los costes directamente identificables con lo que realmente cuesta abrir cada departamento de un Hotel  y ponerlo en funcionamiento, haya clientes o no.

 Ejemplos dentro de un Hotel:

Suelos y salarios de los recepcionistas, Sueldos y Salarios del personal del hotel mínimo necesario para poder abrir los departamentos, gasto de formación del personal, uniformes, variación de existencias de los almacenes, contrato de mantenimiento de ascensores, la parte de coste fija de las facturas de suministro (agua, electricidad, gasóleo, gas), Coste de teléfono interno, APPCC, SGAE, Seguridad,  Asesoría, material reparaciones mantenimiento, Seguros, Honorarios empresa explotadora.

 Información adicional de los CF:

Es todo coste en el que se incurre por poner en marcha una actividad, siendo su importe el mismo tanto si se vende una unidad como 1.000 unidades.

 3)      Costes Indirectos (CI)= Es todo aquel coste que no es identificable con el producto o servicio ofrecido, por lo tanto, no va ligado ni a la operativa, ni al volumen de negocio generado.

 Ejemplos dentro de un Hotel:

Sueldos y salarios del Director (si el Hotel abre todo el año), administrativo (si el Hotel abre todo el año), Amortizaciones de inmovilizado y depreciaciones, parte del suministro de las facturas correspondiente a cuotas fijas por enganche o suministro      (agua, electricidad y gas) , APPCC (desratización), contraincendios, Seguridad anual, Alquiler de espacios dentro del Hotel, Impuestos y tasas locales, Gastos servicios centrales, Gastos bancarios, etc.

 Información adicional de los CI:

Es todo aquel coste o gasto que soporta un Hotel, desde el momento de su adquisición, siendo su saldo el mismo tanto si el negocio está abierto o cerrado, lleno o vacío.

Su valoración nos permite saber si conviene o no abrir un Hotel, calculando si el ponerlo en marcha nos implica reducir su saldo, o bien, perder más dinero del que asumiríamos si lo tuviéramos cerrado.

La suma de los CI nos permite conocer con mucha precisión cual es el valor de mantener un Hotel cerrado, y por análisis de mercado, saber si vale la pena abrirlo, en este caso habría que sumar a los CI los CF.

RESPUESTAS:

1)      ¿Cuánto cuesta abrir un Hotel? …….LA SUMA DE LOS COSTES FIJOS MAS LOS COSTES INDIRECTOS ES LO QUE NOS COSTARIA ABRIR UN HOTEL ENTERO O PODER CALCULAR EL COSTE DE ABRIR CADA UNO DE LOS DEPARTAMENTOS.

 2)      ¿Cuánto cuesta mantener un Hotel cerrado?…..EXCLUSIVAMENTE LA SUMA DE LOS COSTES INDIRECTOS.

 IMPORTANTE:

Es entonces el Punto Muerto (PM) (que veremos en el siguiente post) el que nos indicará cuantas unidades tenemos que vender para cubrir los Costes Fijos y los Costes Indirectos (es decir PM=0) y a partir del cual, nuestro Hotel empieza a ganar dinero.

¿Cuánto dinero?

 Pues el Margen de contribución Unitario= Ingreso Unitario (Precio de Venta) – CV Unitario multiplicado por el número de unidades a mayores del PM que consigamos vender.

 Es fundamental conocer estos conceptos en la Gestión Hotelera Actual.

¿Quieres saber hallar el Precio de Compra de un Hotel?….

Precio Compra Hotel

Hoy en Gestión Hotelera Actual,  te presento la Teoría de los Miles,  como manera muy aproximada de saber hallar el Precio de Compra de un Hotel, vamos a verlo:

 Vamos a suponer que vamos paseando con nuestra pareja, por la calle de una ciudad en la que nunca antes habías estado,  de repente,  te encuentras en tu camino, un maravilloso Hotel con una espléndida terraza exterior, tu pareja y tú decidís descansar de vuestra caminata y parar a tomar un refresco. Una vez sentados tranquilamente en la terraza,  contempláis desde vuestra mesa las fabulosas vistas que tiene el magnífico hotel.

 Cuando os atiende el Barman, por cierto, una persona muy profesional y amable le hacéis dos preguntas sencillas:

 1)      ¿Cuantas habitaciones tiene el Hotel?

 El Barman nos responde que el Hotel dispone de 450 habitaciones.

 2)      ¿Cuál sería el precio si nos quedásemos a dormir una noche?

El Barman nos responde que el precio ronda los 100€ por habitación doble, que es mejor que nos acerquemos a preguntar en recepción, porque sabe que el Hotel tiene diferentes tipos de habitación y por consiguiente diferentes precios y que si queremos él hace la gestión por nosotros. A lo que amablemente le contestamos que no se moleste porque no hace falta.

 Pues bien,  estos dos datos son suficientes para saber aproximadamente el Precio de Compra de un Hotel aplicando la Teoría de los Miles (consiste en añadir tres ceros).

 Precio de Compra aproximado de un Hotel  = nº de habitaciones disponibles x Precio medio por habitación  x  1.000.

 En nuestro ejemplo seria:     450 hab x 100€ x 1.000 =  45.000.000€.

 Este sería un valor muy real de lo que vale el Hotel de nuestro ejemplo y se podría aplicar a cualquier Hotel urbano que no tenga una gran capacidad de salones para banquetes o muchos restaurantes, dándote un valor muy aproximado del Precio del Establecimiento.